Ordre du jour de réunion avec l’IA
Une trame pour préparer les décisions attendues
Copie le modèle vierge, précise le résultat attendu de chaque sujet et réserve du temps à la clôture. L’IA aide à ordonner les points. L’animateur valide les participants, les priorités et la durée.
Copie un ordre du jour vierge, prépare les décisions attendues et répartis le temps disponible. Un prompt IA aide à organiser les sujets avant la réunion.
Un seul auteur. Les sources et leurs dates de consultation sont indiquées dans ce guide.
Un ordre du jour vierge à copier
L’ordre du jour indique ce que la réunion doit permettre de traiter. Il sert avant la séance, alors que le compte rendu garde ce qui en est effectivement sorti. Copie cette trame dans l’invitation ou dans un document accessible aux participants.
ORDRE DU JOUR
Objet : [nom de la réunion]
Date et horaires : [date, début, fin]
Lieu ou lien : [accès]
Animation : [nom] — Prise de notes : [nom]
Participants nécessaires : [noms et rôle sur les sujets]
Objectif de la séance : [résultat attendu en une phrase]
Documents à lire avant : [liens, versions et question à préparer]
Sujet | Résultat ou décision attendu | Personne qui présente | Durée | Document utile
[sujet 1] | [question à trancher] | [nom] | [minutes] | [lien]
[sujet 2] | [question à trancher] | [nom] | [minutes] | [lien]
Clôture : [minutes] pour relire décisions, responsables et échéances.
Total : [minutes], à comparer au créneau disponible.
Sujets reportés : [sujet, raison et prochaine étape]
Pour une assistante de direction, le premier contrôle consiste à vérifier que la personne qui doit arbitrer sera présente et aura les documents utiles. Une trame bien remplie ne compense pas son absence.
Transformer un thème vague en point préparé
Exemple fictif — atelier de réparation vélo. La réunion prépare les permanences du samedi. Le thème « horaires » devient une question précise : faut-il ouvrir un second créneau le matin ou prolonger celui de l’après-midi ? Les réservations attendues et les disponibilités de l’équipe sont nécessaires pour décider.
| Formulation initiale | Point préparé |
|---|---|
| Horaires du samedi | Choisir le créneau supplémentaire à partir des réservations |
| Matériel | Valider la liste d’outillage nécessaire au créneau retenu |
| Divers | Recueillir les sujets à préparer pour la prochaine séance |
L’animateur réserve vingt minutes à l’arbitrage, dix au matériel et cinq à la clôture. Ce découpage est un exemple, pas une durée recommandée pour toutes les réunions. Si les réservations ne sont pas disponibles, le point peut devenir une collecte d’informations plutôt qu’une fausse décision.
Utiliser l’IA pour organiser les sujets
Donne seulement les sujets et les documents que tu es autorisé à transmettre. Demande un brouillon d’ordre du jour avec les inconnues visibles.
Organise ces sujets en ordre du jour de réunion.
Durée disponible : [minutes]
Participants et rôles : [liste]
Pour chaque point, indique :
Sujet | Résultat attendu | Personne qui présente | Durée proposée | Préparation nécessaire.
N’invente ni sujet ni participant.
Signale les informations manquantes.
Réserve cinq minutes à la clôture.
Si le total dépasse la durée disponible, propose les points à reporter et explique pourquoi.
Les durées sont des propositions à valider par l’animateur.
Sujets autorisés au partage :
[COLLER ICI]
Je propose ce prompt comme aide à la préparation. La clarté de la consigne et l’ajustement du brouillon sont les principes décrits dans le guide de prompts d’OpenAI, consulté le 14 septembre 2026.
Relis le résultat avec l’animateur, vérifie le total des minutes et envoie les pièces utiles avec l’invitation. Pendant la séance, utilise une grille de prise de notes pour consigner ce qui a réellement été décidé. Après la réunion, la méthode de compte rendu prend le relais.
Quand revoir la réunion elle-même
Si personne ne peut expliquer le résultat attendu, commence par clarifier le besoin. Une information simple peut parfois être transmise par écrit. Une discussion de coordination ou de compréhension peut en revanche être utile même sans vote ni arbitrage.
Ne présente pas les propositions de durée de l’IA comme des engagements. La personne qui porte le sujet peut avoir besoin de préparer un document ou d’obtenir une réponse avant la réunion.
Pour les instances soumises à des règles de convocation ou d’ordre du jour, utilise leur procédure propre. Cette trame concerne les réunions de travail ordinaires.
Sources
- OpenAI — rédaction de promptsConsulté le
Questions fréquentes
Que mettre dans la colonne Décision attendue ?
Écris la question à trancher, sans préjuger de la réponse : choisir une date, retenir une option ou valider un périmètre. Si le point sert seulement à informer, précise-le et vérifie qu’un échange en réunion apporte quelque chose.
Combien de sujets prévoir dans l’ordre du jour ?
Pars du temps réellement disponible, puis estime la durée de chaque sujet avec son responsable. Je recommande de réserver aussi un temps de clôture. Si le total dépasse le créneau, reporte un point ou prépare une autre séance plutôt que de réduire toutes les durées artificiellement.
Quand envoyer les documents préparatoires ?
Envoie-les assez tôt pour que les participants puissent les lire et demander les informations manquantes. Pour une réunion ordinaire, je vise la veille ; pour un dossier complexe, j’accorde davantage de temps. Ce repère n’est pas une règle universelle.
Peut-on modifier l’ordre du jour pendant la réunion ?
Oui, si les participants concernés comprennent ce qui change et si l’animateur ajuste le temps. Note les sujets reportés avec leur prochaine étape. Évite d’ajouter un arbitrage qui nécessite une personne absente ou un document que personne n’a reçu.
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